Cena usługi to nie wszystko.

Zajmując się tematem utrzymania czystości, w niniejszym artykule poruszę kilka spraw, które mimo wszystko obejmują więcej niż jedną branżę. Cena usługi utrzymania czystości jest wypadkową kilku czynników. Najważniejszymi są przybliżony metraż oraz częstotliwość wykonywania. Na samą wartość usług największy wpływ mają koszty pracownicze, następnie wartość środków niezbędnych do realizacji, a na samym końcu znajduje się zysk przedsiębiorstwa pomniejszony o wartość podatku od towarów i usług. Wycena usługi jest oparta w głównej mierze na powyższych czynnikach.

Ostrzeżeniem dla zamawiającego powinna być zawsze nieuzasadniona obniżka wartości tych wypadkowych. Zdarza się jednak, że wartość usługi może zostać zaniżona jedynie przez osoby osobiście wykonujące dane zadania. Wówczas niska cena nie powinna nas przerażać, gdyż osoby osobiście wykonujące pracę mogą nam więcej zaoferować.

Co do treści zawieranych z kontrahentami umów, zasadniczą ich treścią nie jest sama wartość usługi i termin płatności. Każda prawidłowo sporządzona umowa zawiera:

• wartość i zakres usług,
• kary umowne,
• możliwość wcześniejszego rozwiązania umowy,
• oznaczenie o posiadaniu polisy od odpowiedzialności cywilnej przyjmującego zamówienie oraz jej wartość,
• referencje (koniecznie z możliwością ich sprawdzenia w celu potwierdzenia).

Co najważniejsze, powinniśmy mieć możliwość weryfikacji treści samej umowy na długo przed jej zawarciem. Często zdarza się, że nie czytamy umów przed ich podpisaniem, co powoduje w późniejszym okresie szereg komplikacji. Jedyną możliwością ich uniknięcia jest zapoznanie się z treścią dokumentów i ewentualnie ich poprawienie w zakresie, w jakim budzą nasze wątpliwości, jeszcze przed podpisaniem i kontrola jej treści w dniu podpisania. Kontrahent powinien dać nam możliwość negocjacji warunków umowy, tak samo jak jest z jej wartością. Wartość usług w umowie musi stwierdzać, czy zawiera podatek od towarów i usług.

Cena to dopiero początek. Finalizacja transakcji powinna nastąpić dopiero po wykonaniu tych podstawowych czynności negocjacyjno-sprawdzających. Dotyczą one obu stron transakcji. Firmy tanie nie zawsze oznaczają dobre i odwrotnie. Często pochopnie podejmowane decyzje biznesowe odbijają się przysłowiową czkawką, właśnie ze względu na niezachowanie podstawowych zasad bezpiecznej współpracy.

• Jeśli zamierzasz znaleźć wykonawcę lub zaoferować swoje usługi, poznaj swojego przyszłego kontrahenta przez zebranie i przeanalizowanie informacji na jego temat, zanim podejmiesz decyzję i podpiszesz umowę.
• Jeżeli zamierzasz podpisać umowę, negocjuj jej warunki z kontrahentem dokładnie w ten sam sposób, jak negocjujesz cenę usługi. Firmy z różnych branż oferują usługi łączone w jednej cenie (de facto niższej niż zakup usług pojedynczo w różnych firmach).
• Poproś o referencje z możliwością obejrzenia obiektu, jaki obsługuje dany oferent. Taka wizja lokalna pozwoli Ci sprawdzić, jak usługa realizowana jest w innym miejscu i da pogląd, jak będzie realizowana u Ciebie.
• Zapytaj kontrahenta o możliwości z nim kontaktu, np. czy oferuje obsługę 7 dni w tygodniu, kiedy, jak i czy również można kontaktować się z nim w pilnych sprawach w okresie świątecznym.
• Sprawdź, który kontrahent oferuje nowoczesne rozwiązania, nie tylko z podpisywaniem umów (istnieją elektroniczne platformy służące do podpisywania umów, zawsze istnieje możliwość podpisania zdalnego, za pomocą skanu lub faksu), ale również obsługi Twojego zamówienia.
• Sprawdź, co zyskasz przy ofercie innej firmy za taką samą cenę.
• Zapytaj o okresy odroczenia płatności (nie wszystkie firmy je oferują).
• Docierając do końca, w dobrym guście jest uzyskać informację o pracownikach kontrahenta, który jest oferentem. To, czy są oni zadowoleni z płacy i pracodawcy mówi bardzo wiele o tym, jak Tobie będzie się z nim współpracować.

Opracował:
Jarosław Wiśniowski
Expres24 - sprzątanie Zuzanna Florkiewicz